Modul · Regeln

Automatisierung

Events auslösen. Kaskaden folgen. Cron macht den Rest.

Regeln reagieren auf Auftrags-Events (Status, Neuer Auftrag, Bezahlt), auf Ticket-Events (Neue Kundennachricht, Agent-Antwort, Status geändert) oder auf Cron-Zeitpläne, inklusive Cron-Expression für präzises Timing wie „Mo bis Fr 9 Uhr". Kaskaden ziehen bei Statuswechseln automatisch weitere Regeln nach, ein Stop-Processing-Flag beendet die Kette bei Sonderfällen. Regex-Filter mit "matches" für Auto-Tagging (IBAN, Bestellnr, Custom-Muster).

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Was drin ist

Drei Dinge, die es wirklich ausmachen.

⚡

Auftrags-Trigger via Events

Aktionen ausführen wenn ein Auftrag einen Status wechselt, importiert wird oder bezahlt wird. Aktionen aus einem Katalog wählen, keine Programmierung nötig.

🎫

Ticket-Automationen

Trigger auf "Neue Kundennachricht", "Agent-Antwort", "Status geändert", plus zeitbasierte Cron-Regeln für Auto-Close, Reminder und Priorisierung.

🔗

Status-Kaskaden

Status A → B → C in Kette: ein Statuswechsel triggert eine Automation die den Status weiter setzt, die wiederum die nächste triggert. Loop-Schutz bei max 10 Ebenen verhindert Endlosschleifen.

Und außerdem

Kleiner in Größe, groß im Alltag.

⏰

Cron-Regeln mit Expression

Zeitgesteuerte Regeln mit vollständiger Cron-Expression (z.B. `0 9 * * 1-5` für „Mo bis Fr 9 Uhr"). Ideal für „Reminder nach 3 Tagen ohne Antwort" oder „Wochen-Zusammenfassung Freitags 16 Uhr".

🔍

Regex-Filter mit matches

Filter-Operator `matches` erlaubt Regex-Muster für Auto-Tagging: `DE\d{20}` für IBAN, `[A-Z]{2}\d{10}` für Bestellnummern, Custom-Patterns für individuelle Felder.

🛑

Stop-Processing-Flag

Setzt eine VIP-Regel oder ein Sonderfall den Stop-Flag, werden nachfolgende Regeln für diesen Datensatz übersprungen. Verhindert dass Standard-Automationen Sonderbehandlungen überschreiben.

🛒

Marktplatz-Aktionen als Reaktion

Automationen können direkt Marktplatz-Aktionen auslösen: Versand bestätigen, Retoure akzeptieren, Auftrag stornieren, Rechnung hochladen, für Amazon, eBay, Kaufland, Otto, Zalando, Shopify.

✍️

ChatGPT als Aktion

KI-Aktionen im Ticketsystem: Sprache erkennen, übersetzen, Zusammenfassung langer Verläufe, Antwortvorschlag generieren. Als Aktion in jede Regel einbaubar.

🚨

Spezifische Auslöser

Vorgefertigte Trigger für „DHL-Adressprüfung fehlgeschlagen", „Lagerortzuordnung fehlerhaft", „Zahlungseingang ohne Auftrag", sofort einsatzbereit.

🎯

Bedingte Aktionen

Aktionen an Bedingungen knüpfen (Marktplatz, Mandant, Auftragswert, Kundentyp, Kunde-gesperrt-Filter aus dem CRM).

Unter der Haube

Details die im Alltag zählen.

01 Events und Zeitaktionen sind zwei getrennte Trigger-Typen: Events reagieren auf Zustandsänderungen, Cron-Regeln auf Zeitpunkte.
02 Kaskaden-Loop-Schutz: max. 10 Ebenen tief, danach wird die Kette abgebrochen und geloggt.
03 Stop-Processing wirkt pro Datensatz und Regelkette, andere unabhängige Regeln laufen weiter.
04 Filter-Regeln in Automationen unterstützen die Ticketsystem-Operatoren plus `matches` (Regex).
05 Ausgehende Marktplatz-Aktionen laufen über die dokumentierten Anbindungs-Endpoints, kein Umweg.
06 Fehler in einer Automation blockieren nachfolgende Regeln nicht, Loggen und weiterlaufen.

Was Sie sich sparen

Wie es ohne scanalot laufen würde.

Manuell

Zeitraub

✕Statuswechsel pro Auftrag manuell auslösen
✕Nachverfolgung „was passiert nach diesem Status?" im Kopf halten
✕Cron-Regeln in externem Scheduler und Custom-Skripten pflegen
✕Sonderfall-Behandlung nachträglich manuell reparieren

Mit scanalot

Läuft von selbst

✓Events triggern Aktionen sofort
✓Status-Kaskaden bilden ganze Workflows ab
✓Cron-Expression direkt in der Regel definiert
✓Stop-Processing schützt Sonderfall-Regeln vor Übersteuerung

In drei Schritten

So läuft die Einrichtung.

1

Trigger wählen

Event (Status geändert, Neue Nachricht, Zahlungseingang) oder Zeit (Cron-Expression) auswählen.
2

Filter + Aktion

Filter mit Operatoren (inkl. Regex-`matches`) einschränken, Aktion aus dem Katalog wählen, auch Marktplatz-Aktionen möglich.
3

Aktivieren

Regel geht live. Bei Bedarf Stop-Processing setzen um Kaskaden zu kontrollieren.

Häufige Fragen

Was Interessenten oft wissen wollen.

Muss ich programmieren können?

Nein. Trigger und Aktionen werden im Editor zusammengeklickt. Für Formeln wird Twig-Syntax genutzt, die sehr einfach zu lesen ist. Für erweiterte Filter gibt es den `matches`-Operator mit Regex, den kann man ignorieren wenn man ihn nicht braucht.

Was passiert bei Status-Kaskaden?

Ein Statuswechsel kann weitere Automationen auslösen, die wiederum Status weiter setzen, praktisch für mehrstufige Workflows. Ein Loop-Schutz bricht bei max. 10 Ebenen ab und protokolliert das im Log, sodass keine Endlosschleifen entstehen.

Wozu dient das Stop-Processing-Flag?

Wenn eine spezifische Regel (z.B. VIP-Kunde, Sonderfall) läuft, kann sie das Stop-Flag setzen. Nachfolgende Regeln für diesen Datensatz werden dann übersprungen, Standard-Automationen können Sonderfall-Behandlungen nicht mehr übersteuern.

Warum Automatisierung mit scanalot

Was Sie davon haben.

Status-Kaskaden mit Loop-Schutz

Cron-Expression für präzises Timing

Regex-Filter für Auto-Tagging

Stop-Processing für Sonderfälle

Marktplatz-Aktionen als Reaktion

Kostenloser Test

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