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Belegvorlagen

Individuelle Rechnungen mit HTML. ZUGFeRD-XML inklusive.

Belegvorlagen für Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine, Rücksendescheine, Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Jede Vorlage besteht aus drei HTML-Feldern (Kopf, Body, Fuß) mit einem Live-PDF-Editor und über 40 Platzhalter-Variablen. Für Rechnungen und Gutschriften wird zusätzlich eine EN16931-konforme ZUGFeRD-XML in die PDF eingebettet, damit Empfänger sie automatisch verarbeiten können. Bausteine sind wiederverwendbar mit Sprach- und Marktplatz-Varianten, Regeln steuern welche Vorlage bei welcher Kombination greift.

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Was drin ist

Drei Dinge, die es wirklich ausmachen.

01
📝

Drei HTML-Felder pro Vorlage

Kopf (jede PDF-Seite oben), Body (Rechnungs-Inhalt) und Fuß (jede PDF-Seite unten) getrennt bearbeitbar. Grüner Punkt am Tab-Namen zeigt was befüllt ist.

02
👁️

Live-PDF-Vorschau

Rechts neben dem Editor die PDF-Vorschau die sich beim Tippen aktualisiert. Wahlweise mit Beispieldaten oder mit einem echten Auftrag befüllt.

03
📄

ZUGFeRD und Factur-X

Auf Wunsch wird eine EN16931-konforme XML in die PDF eingebettet, damit sie strukturiert maschinell lesbar wird. PDF/A-3-konform. Kein zusätzliches Tool nötig.

Und außerdem

Kleiner in Größe, groß im Alltag.

🧩

Wiederverwendbare Bausteine

HTML-Schnipsel wie Bankverbindung, Positionen-Tabelle oder Fußzeile einmal anlegen und in mehreren Vorlagen einbinden mit einer einzigen Zeile.

🌍

Sprach- und Marktplatz-Varianten

Ein Baustein kann mehrmals vorhanden sein, jeweils für eine Sprache oder einen Marktplatz. Scanalot wählt beim Rendern automatisch die passendste Variante.

🎯

Regeln pro Kombination

Welche Vorlage soll für Rechnung, Land Frankreich, Marktplatz Amazon greifen? Vier-stufige Kaskade sucht die spezifischste Regel und fällt zurück auf allgemeinere.

🖼️

Bild-Upload für Logos

PNG, JPEG, GIF und SVG hochladen und mit einem Klick im Editor einfügen. Bilder werden direkt in die PDF eingebettet, ohne Netzwerk-Zugriff. Auch PDF/A-tauglich.

⚡

Standard mit einem Klick

Neue Vorlage anlegen und die drei Felder werden mit dem Standard für die gewählte Belegart befüllt. Alternativ per Knopf jederzeit erneut den Standard einfügen.

🔁

Import alter Vorlagen

Bestehende Belegvorlagen aus dem klassischen Editor werden mit einem Klick übernommen, inklusive Logo, Freitext und Firmendaten. Übergangs-Platzhalter werden automatisch aufgelöst.

💾

Storno-Belege automatisch

Beträge bei Storno werden automatisch negativ ausgegeben, die Nummer des Original-Belegs erscheint unter dem Titel („Storno für Rechnung XY").

🔍

Platzhalter-Vorschau

Über 40 verfügbare Platzhalter mit Beispielwert eingeblendet. Klick kopiert den Ausdruck in die Zwischenablage.

🧹

Gruppen-Löschen

Mehrere Vorlagen, Bausteine oder Regeln über Checkboxen auswählen und mit einem Klick löschen. Vorlagen die noch in einer Regel verwendet werden bleiben geschützt.

Unter der Haube

Details die im Alltag zählen.

Was Sie sich sparen

Wie es ohne scanalot laufen würde.

Manuell

Zeitraub

  • ✕Rechnungen in Word oder LibreOffice mit statischen Vorlagen bauen
  • ✕ZUGFeRD-XML über kostenpflichtige Tools separat generieren
  • ✕Für jeden Marktplatz eine eigene Vorlage kopieren und pflegen
  • ✕Logo, Bankdaten und Fußzeile in jeder Vorlage einzeln aktualisieren
Mit scanalot

Läuft von selbst

  • ✓HTML-Editor mit Live-Vorschau und über 40 Platzhaltern
  • ✓ZUGFeRD-XML nach EN16931 direkt bei der PDF-Erzeugung eingebettet
  • ✓Regel-System entscheidet welche Vorlage bei welcher Kombination greift
  • ✓Bausteine für Logo, Bank und Fuß einmal pflegen, überall einbinden
In drei Schritten

So läuft die Einrichtung.

  1. 1

    Vorlage öffnen oder neu anlegen

    Kopf, Body und Fuß werden bei einer neuen Vorlage automatisch mit dem Standard für die Belegart befüllt.

  2. 2

    Live bearbeiten

    Text, HTML und Platzhalter eintragen, die PDF-Vorschau rechts aktualisiert sich beim Tippen.

  3. 3

    Regel setzen

    Im Reiter Belegzuweisung festlegen für welche Kombination aus Belegart, Land und Marktplatz die Vorlage gilt. ZUGFeRD-Schalter aktivieren für strukturierte XML.

Häufige Fragen

Was Interessenten oft wissen wollen.

Was ist ZUGFeRD und Factur-X?
Ein Standard für elektronische Rechnungen bei dem eine strukturierte XML (nach EN16931) direkt in die PDF eingebettet wird. Empfänger können die PDF wie gewohnt lesen oder die XML maschinell verarbeiten. Ab 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen in Deutschland Pflicht.
Kann ich das Layout komplett individuell gestalten?
Ja. Kopf, Body und Fuß sind reine HTML-Felder mit Twig-Platzhaltern. Sie können jede Struktur bauen, CSS inline nutzen und Bilder einbetten. Ein Standard-Template ist als Startpunkt vorhanden.
Wie funktionieren Bausteine mit Varianten?
Ein Baustein kann mehrfach angelegt werden, jeweils für eine Sprache oder einen Marktplatz. Beim Rendern sucht Scanalot in vier Stufen: exakte Sprache und Marktplatz, nur Sprache, nur Marktplatz, dann die überall gültige Variante.
Was passiert wenn ich einen Storno-Beleg erzeuge?
Alle Beträge werden automatisch negativ ausgegeben. Unter dem Titel erscheint eine Zeile „Storno für Rechnung XY" mit der Nummer des Original-Belegs.
Wie schalte ich zurück auf die klassischen Vorlagen?
Über den Aktiv-Schalter an der Belegzuweisungs-Regel. Die alten Vorlagen bleiben unverändert erhalten.
Warum Belegvorlagen mit scanalot

Was Sie davon haben.

HTML-Editor mit Live-PDF-Vorschau
ZUGFeRD nach EN16931 out of the box
Bausteine mit Sprach-Varianten
Regeln pro Belegart, Land und Marktplatz
Bild-Upload für Logos, PDF/A-tauglich
Storno mit automatischem Vorzeichen
Kostenloser Test

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Volle Funktion inklusive Belegvorlagen. Sie richten scanalot selbst ein oder wir begleiten Sie beim Setup. Kein Verkaufsgespräch.

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