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Modul · Support

Ticketsystem

Käufer-Anfragen mit vollem Auftragskontext.

Eingehende E-Mails werden automatisch dem passenden Auftrag und Kunden zugeordnet. Ein Kundeninfo-Panel zeigt neben dem Ticket die Umsatzhistorie und die letzten zehn Tickets desselben Kunden. Textbausteine mit Twig-Variablen, KI-Antwortvorschläge, Team-Zuweisung, Merge/Split für Tickets, URL-Whitelist als Phishing-Schutz. So bleibt Ihr Team beim Kunden, nicht beim Sortieren.

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Was drin ist

Drei Dinge, die es wirklich ausmachen.

01
📥

Auto-Zuordnung zu Auftrag und Kunde

Neue Mails werden über Kunden-E-Mail und externe Auftragsnummer aus Betreff/Text dem richtigen Auftrag zugeordnet. Fallback über Betreff wenn Marktplätze wie Amazon keine stabilen Reply-Header setzen.

02
👤

Kundeninfo-Panel

Neben jedem Ticket sichtbar: Umsatz-Kennzahlen und die letzten zehn Tickets desselben Kunden, auch über verschlüsselte Adressdaten hinweg per HMAC-Lookup.

03
💬

Textbausteine mit Twig-Variablen

Vorgefertigte Antworten mit dynamischen Variablen aus Auftrag und Kunde. Bedingungen möglich, Schnell-Dropdown im Editor über "::" Präfix.

Und außerdem

Kleiner in Größe, groß im Alltag.

📎

Order-Dokumente als Anhang

Rechnungen, Lieferscheine und Retouren-Belege direkt aus dem verknüpften Auftrag dranhängen, ein Klick statt Wechsel ins ERP.

🤖

KI-Antwortvorschläge

ChatGPT-Anbindung schlägt Antworten auf Basis der Nachricht und des Auftragskontexts vor. Sprache automatisch erkannt, Zusammenfassung langer Verläufe.

📝

Interne Notizen und @-Mention

Interne Kommentare pro Ticket für Team-Absprachen ohne Kunden-Sicht, Kollegen per @-Mention benachrichtigen.

👥

Team-Zuweisung

Tickets an Personen oder ganze Teams zuweisen. Live-Indikatoren in der Liste zeigen wer gerade ein Ticket ansieht (gelb) oder bearbeitet (rot), verhindert Doppelbearbeitung.

⏰

Zeit- und Aktions-Automationen

Auto-Close nach X Tagen, Auto-Responder pro Mailbox, Cron-basierte Regeln (z.B. "Wochen-Reminder für offene High-Prio-Tickets"), Filter mit Regex-Match.

⚡

Bulk-Aktionen

Status ändern, Zuweisen und Schließen für viele Tickets gleichzeitig direkt aus der Liste.

🔗

Merge und Split

Duplikate zu einem Ticket zusammenführen, unterschiedliche Themen aus einem Verlauf herausteilen, beides mit vollständigem Verlauf-Erhalt.

🛡️

URL-Whitelist als Phishing-Schutz

Externe Links in eingehenden Mails werden gegen eine Whitelist geprüft (Wildcard-Support). Unerlaubte Links werden markiert oder blockiert, starkes Compliance-Feature.

🔒

DSGVO-Retention

Alte Tickets werden nach konfigurierbarer Zeit anonymisiert. Adressdaten verschlüsselt, HMAC-Suchindex ohne Klartext-Offenlegung.

Unter der Haube

Details die im Alltag zählen.

Was Sie sich sparen

Wie es ohne scanalot laufen würde.

Manuell

Zeitraub

  • ✕Marktplatz-Mails in verschiedenen Postfächern lesen
  • ✕Kunden-Kontext aus dem ERP mühsam zusammensuchen
  • ✕Duplikate im Postfach nicht erkennen und doppelt beantworten
  • ✕Standardantworten in Textdateien pflegen
  • ✕Tickets alt werden lassen und irgendwann pauschal schließen
Mit scanalot

Läuft von selbst

  • ✓Alle Postfächer in einer Ansicht mit Auftragskontext
  • ✓Kundeninfo-Panel zeigt Historie direkt neben dem Ticket
  • ✓Merge fasst Duplikate zusammen ohne Kontextverlust
  • ✓Textbausteine mit Auftrags-Variablen einsatzbereit
  • ✓Retention gemäß DSGVO automatisch
In drei Schritten

So läuft die Einrichtung.

  1. 1

    Postfach anbinden

    IMAP-Zugangsdaten pro Postfach hinterlegen, Team und Retention konfigurieren.

  2. 2

    Bausteine + Automationen

    Textbausteine mit Twig-Variablen anlegen, Zeit- und Aktions-Regeln definieren.

  3. 3

    Bearbeiten

    Neue Tickets landen automatisch am richtigen Auftrag. Team-Live-Indikatoren, Kundeninfo-Panel und KI-Vorschläge unterstützen bei der Antwort.

Häufige Fragen

Was Interessenten oft wissen wollen.

Wie funktioniert die Auto-Zuordnung bei Amazon-Nachrichten?
Amazon setzt pro Käufer-Nachricht oft eine neue Alias-Reply-Adresse. scanalot erkennt die Zusammengehörigkeit über Kunden-E-Mail, Ticket-Nummer im Betreff und Amazon-Order-ID. So landet die dritte Nachricht desselben Käufers am gleichen Ticket, nicht als drittes neues Ticket.
Kann ich Duplikat-Tickets zusammenführen?
Ja, mit der Merge-Funktion. Der komplette Verlauf beider Tickets bleibt erhalten, das Ziel-Ticket erbt alle Nachrichten und Anhänge. Umgekehrt lassen sich unterschiedliche Themen aus einem Verlauf per Split zu eigenen Tickets machen.
Wie funktioniert die DSGVO-Retention?
Nach einer konfigurierbaren Zeit werden Tickets anonymisiert, personenbezogene Daten entfernt oder pseudonymisiert. Adressdaten sind verschlüsselt gespeichert, Suche funktioniert über HMAC-Index ohne Klartext-Offenlegung. Ein Audit-Log dokumentiert jede Anonymisierung.
Wie funktioniert die URL-Whitelist?
Sie definieren eine Liste erlaubter Domains (mit Wildcard-Support, z.B. "*.dhl.de"). Links in eingehenden Mails werden gegen diese Liste geprüft. Nicht erlaubte werden gekennzeichnet und können optional komplett geblockt werden, Schutz gegen Phishing-Links.
Warum Ticketsystem mit scanalot

Was Sie davon haben.

Kundeninfo-Panel direkt am Ticket
Merge und Split für Duplikat-Handling
URL-Whitelist als Phishing-Schutz
KI-Antwortvorschläge
Live-Indikatoren gegen Doppelbearbeitung
DSGVO von Anfang an
Kostenloser Test

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Volle Funktion inklusive Ticketsystem. Sie richten scanalot selbst ein oder wir begleiten Sie beim Setup. Kein Verkaufsgespräch.

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