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Auftragsverwaltung

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Die Auftragsverwaltung ist der zentrale Ort für Ihre Bestellungen, Retouren und Gutschriften in Scanalot. Hier bearbeiten Sie Aufträge, erstellen Dokumente und verwalten Sendungen.

Unterseiten

• Status → Auftragsstatus mit Farben konfigurieren
• Events → Automatische Aktionen bei Auftragsereignissen
• Zeitaktionen → Zeitgesteuerte Auftragsautomatisierungen
• Deckungsbeitrag → Deckungsbeitrag pro Auftrag berechnen und auswerten

Auftragsliste → Suchen & Filtern

Beim Öffnen der Auftragsverwaltung sehen Sie oben eine Suchleiste und daneben Buttons für Filter, Suche und das Anlegen neuer Aufträge.

Schnellsuche

Geben Sie einen Suchbegriff in die Suchleiste ein und drücken Sie Enter. Es erscheint ein Dropdown, in dem Sie wählen können, in welchem Feld gesucht werden soll:

Erweiterte Filter

Klicken Sie auf den Filter-Button (Zahnrad-Symbol), um das erweiterte Filter-Fenster zu öffnen:

Klicken Sie auf Übernehmen, um die Filter anzuwenden.

Aktive Filter (Chips)

Unterhalb der Suchleiste werden alle aktiven Filter als Chips angezeigt. Klicken Sie auf das Kreuz neben einem Chip, um diesen Filter zu entfernen. Mit dem Zurücksetzen-Button werden alle Filter gleichzeitig gelöscht.

Seitennavigation und Einträge pro Seite

Rechts unterhalb der Suchleiste wählen Sie die Anzahl der Einträge pro Seite: 50, 100, 150, 200 oder 500.

Summenanzeige

Oberhalb der Ergebnisliste werden die Gesamtzahl der gefundenen Aufträge sowie die Netto- und Brutto-Summen angezeigt.

Tipp: Sie können direkt per URL-Parameter ?statusId=X die Seite öffnen und automatisch nach einem Status filtern. Die Dashboard-Statusübersicht nutzt diesen Mechanismus.

Status direkt in der Liste ändern

Klicken Sie in der Auftragsliste auf den Status eines Auftrags. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den neuen Status auswählen (diese verwalten Sie unter Aufträge → Status) und speichern können → ohne den Auftrag öffnen zu müssen.

Neuen Auftrag anlegen

Klicken Sie im Filterbereich auf Neuer Auftrag. Es öffnet sich ein Fenster mit folgenden Feldern:

Auftragseinstellungen:

Adressen:

Füllen Sie die Rechnungsadresse und die Versandadresse aus. Folgende Felder stehen jeweils zur Verfügung:

Mit den Pfeil-Buttons zwischen den Adressen können Sie die Rechnungsadresse in die Versandadresse kopieren oder umgekehrt.

Klicken Sie auf Speichern, um den Auftrag anzulegen. Sie gelangen dann direkt in die Detailansicht.

Auftragsdetails

Wenn Sie einen Auftrag in der Liste anklicken, öffnet sich die Detailansicht. Am oberen Rand sehen Sie:

• Auftrags-ID und Externe ID (jeweils mit Kopier-Button zum Kopieren in die Zwischenablage)
• Herkunft (Marktplatz)

Kopfbereich mit Schnellzugriff

Die Button-Leiste oben rechts bietet Schnellzugriff auf häufige Aktionen:

Auftragseinstellungen

Im oberen Bereich der Detailansicht können Sie bearbeiten:

Dokumente

Im Dokumenten-Bereich erstellen und verwalten Sie Auftragsdokumente. Die Vorlagen dafür gestalten Sie unter Einstellungen → Dokumente.

Verfügbare Dokumenttypen:

So erstellen Sie ein Dokument:

1. Wählen Sie den Dokumenttyp aus der Dropdown-Liste.
2. Klicken Sie auf den grünen Plus-Button.
3. Bei Mahnungen (1./2./3.) werden Sie nach den Mahngebühren (Brutto in EUR) gefragt.
4. Das Dokument wird erstellt und automatisch als PDF in einem neuen Fenster geöffnet.

Mahnstufe: Rechts neben den Dokumenten können Sie die aktuelle Mahnstufe des Auftrags einsehen und setzen: Keine, 1. Mahnung, 2. Mahnung oder 3. Mahnung.

Erstellte Dokumente erscheinen in einer Liste unterhalb der Erstellung. Per Augen-Symbol können Sie ein Dokument als PDF öffnen, per Papierkorb-Symbol löschen.

Adressen

Rechnungs- und Versandadresse werden nebeneinander angezeigt. Folgende Felder stehen zur Verfügung: Firma, Vorname, Nachname, Adresszusatz, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land (Dropdown aus der Länderliste), E-Mail und Telefon.

Hinweis: Bei Eigenversand-Aufträgen können Sie die Adressen direkt bearbeiten. Bei Fulfillment-Aufträgen oder gesperrten Aufträgen (nach Rechnungserstellung) sind die Adressfelder nicht editierbar.

Historie

Klicken Sie auf Ausklappen, um die Auftragshistorie zu sehen. Hier wird jede Statusänderung mit Datum, Benutzername und Aktion protokolliert.

Notizen

Fügen Sie Notizen zum Auftrag hinzu:

1. Klicken Sie auf den grünen Plus-Button.
2. Geben Sie Ihren Text ein.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Bestehende Notizen zeigen Datum und Benutzer an und können per Papierkorb-Symbol gelöscht werden.

Auftragspositionen

Die Tabelle der Positionen zeigt für jede Position:

Aktionen pro Position:

Position hinzufügen: Klicken Sie auf den grünen Plus-Button unter der Tabelle. Wählen Sie den Positionstyp:

• Artikel → Normale Auftragsposition
• Versandkosten → Versandkostenposition (es kann nur eine Versandkosten-Position pro Auftrag geben)

Sendungen

Im Bereich Sendungen sehen Sie alle Pakete mit Erstellungsdatum, Versanddienstleister, Trackingnummer und Retourennummer. Trackingnummern sind bei DHL und DPD als klickbare Tracking-Links hinterlegt.

Neue Sendung hinzufügen:

1. Klicken Sie auf den grünen Plus-Button.
2. Wählen Sie den Versanddienstleister: DHL, Hermes, GLS oder DPD.
3. Geben Sie das Gewicht (in kg) ein.
4. Geben Sie die Sendungsnummer ein.
5. Optional: Geben Sie eine Retourennummer ein.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Sendung löschen: Klicken Sie auf den roten Papierkorb-Button neben einer Sendung.

Retouren & Gutschriften

Retoure erstellen

1. Klicken Sie auf den Retoure-Button (Pfeil-Symbol) in der Auftragsdetailansicht.
2. Es erscheint ein Fenster mit den Auftragspositionen (nur Artikelpositionen und Bundle-Positionen).
3. Setzen Sie Häkchen bei den Artikeln, die retourniert werden.
4. Passen Sie ggf. die Menge an.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Die Retoure wird als eigener Auftrag (Typ: Retoure) angelegt und dem Originalauftrag zugeordnet.

Gutschrift erstellen

Funktioniert identisch wie die Retoure:

1. Klicken Sie auf den Gutschrift-Button (Geld-Symbol).
2. Wählen Sie die betroffenen Positionen und Mengen.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Die Gutschrift wird als eigener Auftrag (Typ: Gutschrift) angelegt.

Auftrag teilen

Wenn ein Auftrag aufgeteilt werden soll (z.B. weil Teile aus verschiedenen Lagern kommen):

1. Klicken Sie auf den Teilen-Button (Scheren-Symbol).
2. Es erscheint ein Fenster mit den Artikelpositionen und deren Lagerorten.
3. Mit den Lager-Buttons oben können Sie schnell alle Positionen eines bestimmten Lagers (diese verwalten Sie unter Waren → Lager) auswählen.
4. Passen Sie die Mengen an und klicken Sie auf Speichern.

Der Originalauftrag behält die nicht ausgewählten Positionen, der neue Auftrag enthält die ausgewählten.

Warenausgang

• Warenausgang buchen: Klicken Sie auf den grünen Paket-Button. Der Bestand wird aus dem Lager abgebucht und das Warenausgangsdatum gesetzt. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage.
• Warenausgang zurücksetzen: Klicken Sie auf den roten Zurücksetzen-Button. Der Bestand wird wieder eingebucht und das Warenausgangsdatum gelöscht. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage.

Gruppenfunktionen

Wählen Sie in der Auftragsliste mehrere Aufträge per Checkbox aus und klicken Sie auf Gruppenfunktion. Im Fenster stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

Sie können beide Aktionen gleichzeitig aktivieren. Klicken Sie auf Speichern, um die Gruppenaktion auszuführen.

Achtung: Gelöschte Aufträge können nicht wiederhergestellt werden. Prüfen Sie Ihre Auswahl sorgfältig.