CRM → Ticket-Postfächer

Unter CRM → Ticket-Postfächer verwaltest du alle E-Mail-Konten, aus denen eingehende Mails abgerufen und Antworten versendet werden.

Postfach-Liste

Die Liste zeigt:

ID, interne Postfach-ID (wichtig für Textbausteine mit Bedingung {% if mailboxId == 5 %})
Name, Anzeigename
E-Mail, Absender-Adresse
Protokoll, IMAP oder POP3
Mandant, zu welchem Mandanten gehört das Postfach
Letzter Abruf, Zeitpunkt + ggf. Fehlermeldung
Aktiv, Ja/Nein

Buttons pro Zeile: Bearbeiten, IMAP testen, SMTP testen (sendet eine Test-Mail an die Postfach-Adresse), Löschen.

Postfach anlegen / bearbeiten

Das Modal hat vier Reiter:

Reiter „Eingehend" (IMAP/POP3)

Host, Port, Protokoll (imap/pop3)
SSL/TLS, Port 993 (IMAP) / 995 (POP3) = SSL, andere = STARTTLS (automatisch erkannt)
Benutzername + Passwort
Ordner, Standard: INBOX
SSL-Zertifikat prüfen, normalerweise Ja, bei selbst-signierten Zertifikaten auf Nein
E-Mails auf Server behalten, wenn Nein, werden abgerufene Mails auf dem Server gelöscht

Sicher: Der Browser-Passwort-Manager wird aktiv daran gehindert, diese Felder automatisch auszufüllen.

Reiter „SMTP" (Ausgehend)

Host, Port, Port 465 = SSL, 587 = STARTTLS (automatisch)
Benutzername + Passwort

Reiter „E-Mail-Template"

HTML-Template für ausgehende Antworten. Unterstützt Twig-Syntax (Variablen, Bedingungen, Filter), siehe Textbaustein-Variablen.

Die Variable {{ message }} wird durch den Antwort-Inhalt ersetzt. Wenn sie im Template fehlt, wird die Nachricht automatisch vor dem Template eingefügt.

Mit dem Vorschau-Button (oben rechts) kannst du das gerenderte Template mit Platzhalter-Text sehen.

Standard-Template (wird bei neuen Postfächern automatisch vorbelegt)

<div style="font-family:Arial,sans-serif;font-size:14px;color:#000;line-height:1.5;">
  {{ message }}
  <br><br>
  <p style="margin:0;">Mit freundlichen Grüßen</p>
  <p style="margin:0;">Ihr Support-Team</p>
  <p style="margin:8px 0 0 0;"><strong>{{ agent.name }}</strong></p>
</div>

{{ message }}, der Antwort-Inhalt des Agents
{{ agent.name }}, Name des eingeloggten Benutzers, der gerade antwortet; kann in {{ agent.email }}, {{ agent.position }} ergänzt werden
Inline-CSS mit Arial ist bewusst schlicht gehalten, viele E-Mail-Clients (Outlook, Gmail) strippen externe Stylesheets und <style>-Tags
Das Template kann frei angepasst werden; neue Postfächer bekommen es als Startpunkt voreingestellt

Reiter „Rollen"

Postfach einer oder mehreren Benutzerrollen zuweisen. Benutzer ohne passende Rolle sehen Tickets aus diesem Postfach nicht.

Wichtig: Ist keine Rolle zugewiesen, ist das Postfach nur für Admins sichtbar (keine Dummy-Rolle nötig). Admins sehen grundsätzlich alle Postfächer, unabhängig von der Rollen-Konfiguration.

Status-Automatik

Default-Status, welcher Status bekommt ein neues Ticket zugewiesen?
Antwort-Status, optional: welcher Status wird automatisch gesetzt wenn man auf ein Ticket antwortet? (Häufig „In Bearbeitung" oder „Wartet auf Kunde")
Status für Auftrags-Event-Tickets, Status, den Tickets bekommen, die über eine Auftrags-Event-Aktion „E-Mail aus Textbaustein versenden" automatisch erstellt werden. Wenn leer, greift Default-Status.

Testmodus

Wenn der Testmodus auf Ein steht und eine Testmodus-E-Mail hinterlegt ist, werden alle ausgehenden E-Mails dieses Postfachs an die Testadresse umgeleitet, CC wird dabei komplett ignoriert, der Betreff bekommt ein [TESTMODUS an original@kunde.de]-Präfix.

Sinnvoll für:

Neue Textbausteine / Automationen testen ohne Kunden zu erreichen
Event-Action „E-Mail aus Textbaustein versenden" ausprobieren
QA auf einem Staging-System

Abruf-Cronjob

Ein Cronjob tickets-fetch-emails läuft alle 2 Minuten und holt ungelesene E-Mails per IMAP (markiert sie danach als gelesen). POP3 läuft identisch.

Ein separater Cronjob tickets-send-queue versendet die Antwort-Queue jede Minute per SMTP.

Fehler beim Abruf/Versand landen in:

Systemlog unter Daten → System-Log
Letzter Abruf in der Postfach-Liste