Auftragsevents

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Mit Auftragsevents automatisieren Sie wiederkehrende Abläufe in Scanalot. Ein Event reagiert auf ein bestimmtes Auftragsereignis (Auslöser), prüft optionale Bedingungen (Filter) und führt dann automatisch Aktionen aus.

Was ist ein Event?

Ein Event besteht aus drei Teilen:

Auslöser (Trigger) → Wann soll das Event reagieren?
Filter → Unter welchen zusätzlichen Bedingungen? (optional)
Aktionen → Was soll automatisch passieren?

Beispiel: "Wenn der Status eines Auftrags auf Versendet wechselt (Auslöser) und der Auftrag vom Marktplatz Amazon stammt (Filter), dann erstelle automatisch eine Rechnung und bestätige den Versand bei Amazon (Aktionen)."

Events-Übersicht

Die Übersichtstabelle zeigt alle angelegten Events:

Spalte	Beschreibung
ID	Interne Event-ID
Name	Bezeichnung des Events
Pos.	Position/Reihenfolge (Events werden aufsteigend nach Position ausgeführt)
Auslöser	Der Trigger, der das Event startet
Aktiv	Ja (grün) oder Nein (rot)
Aktionen	Bearbeiten (Stift) und Löschen (Papierkorb)

Mit Neu Laden aktualisieren Sie die Liste. Mit + Neues Event legen Sie ein neues Event an.

Verfügbare Auslöser (Trigger)

Auslöser	Beschreibung	Wert erforderlich
Statuswechsel	Wird ausgelöst, wenn ein Auftrag einen bestimmten Status erhält. Sie wählen den Zielstatus aus einer Dropdown-Liste (diese Status verwalten Sie unter Aufträge → Status).	Ja → Status auswählen
Neuer Auftrag	Wird ausgelöst, sobald ein neuer Auftrag importiert oder manuell angelegt wird.	Nein
Neue Sendung	Wird ausgelöst, wenn eine Sendung (Paket mit Trackingnummer) zum Auftrag hinzugefügt wird.	Nein
Warenausgang gebucht	Wird ausgelöst, wenn der Warenausgang für einen Auftrag gebucht wird.	Nein
Neues Dokument	Wird ausgelöst, wenn ein Dokument (z.B. Rechnung, Lieferschein) für den Auftrag erstellt wird.	Nein

Tipp: Der Auslöser Statuswechsel wird am häufigsten verwendet und erlaubt die Auswahl eines konkreten Zielstatus.

Verfügbare Filter (vollständige Liste)

Filter schränken ein, auf welche Aufträge ein Event reagiert. Sie können mehrere Filter gleichzeitig verwenden → alle müssen zutreffen (UND-Verknüpfung).

Filter	Beschreibung	Wert
Auftragstyp	Art des Auftrags	Dropdown: Auftrag, Retoure oder Gutschrift
Herkunft	Marktplatz / Vertriebskanal, von dem der Auftrag stammt	Dropdown: Auswahl aus Ihren Marktplätzen (diese ergeben sich aus Ihren Anbindungen)
Mandant	Zugehöriger Mandant / Firma	Dropdown: Auswahl aus Ihren Mandanten (diese verwalten Sie unter Einstellungen → Mandanten)
Artikelhersteller	Hersteller der Auftragsartikel	Dropdown: Auswahl aus Ihrer Herstellerliste (diese verwalten Sie unter Artikel → Hersteller)
Lager	Ware befindet sich in diesem Lager	Dropdown: Auswahl aus Ihren Lagern (diese verwalten Sie unter Waren → Lager)
Nicht im Lager	Ware befindet sich nicht in diesem Lager	Dropdown: Auswahl aus Ihren Lagern (diese verwalten Sie unter Waren → Lager)
Lagerortzuordnung vollständig	Alle Auftragspositionen haben eine vollständige Lagerortzuordnung	Kein Wert nötig
Lagerortzuordnung fehlerhaft	Nicht alle Auftragspositionen haben eine Lagerortzuordnung	Kein Wert nötig
Auftragspositionen größer als	Anzahl der Auftragspositionen übersteigt den angegebenen Wert	Zahl eingeben
Auftragspositionen kleiner als	Anzahl der Auftragspositionen unterschreitet den angegebenen Wert	Zahl eingeben
Auftragspositionen gleich	Genau diese Anzahl Auftragspositionen	Zahl eingeben
Auftragspositionen ungleich	Nicht diese Anzahl Auftragspositionen	Zahl eingeben
DHL Adressprüfung fehlgeschlagen	Die DHL-Adressprüfung hat bei der Lieferadresse Fehler festgestellt	Kein Wert nötig
Lieferland	Lieferland des Auftrags (ISO-Code der Versandadresse)	Dropdown: Auswahl aus der Länderliste

Verfügbare Aktionen (vollständige Liste)

Aktionen werden ausgeführt, wenn Auslöser und alle Filter zutreffen. Jede Aktion hat eine Position (Reihenfolge der Ausführung innerhalb des Events).

Allgemeine Aktionen

Aktion	Beschreibung	Wert
Statuswechsel	Setzt den Auftragsstatus auf einen bestimmten Wert	Dropdown: Status auswählen (diese verwalten Sie unter Aufträge → Status)
Dokument erstellen	Erstellt ein Dokument für den Auftrag (die Vorlage stammt aus Einstellungen → Dokumente)	Dropdown: Rechnung, Stornobeleg Rechnung, Gutschrift, Stornobeleg Gutschrift, Lieferschein oder Rücksendeschein
Retoure anlegen	Erstellt automatisch eine Retoure mit allen Auftragspositionen	Kein Wert nötig
Gutschrift anlegen	Erstellt automatisch eine Gutschrift mit allen Auftragspositionen	Kein Wert nötig
Warenbestand reservieren	Reserviert den Bestand für die Auftragspositionen im Lager	Kein Wert nötig
Warenbestandsreservierung aufheben	Hebt eine bestehende Bestandsreservierung auf	Kein Wert nötig
Warenausgang buchen	Bucht den Warenausgang (Bestand wird aus dem Lager abgezogen)	Kein Wert nötig

Marktplatz-Aktionen

Die folgenden Aktionen stehen zur Verfügung, wenn Sie die entsprechenden Marktplatz-Anbindungen (siehe Anbindungen) eingerichtet haben:

Aktion	Beschreibung
Amazon Versand bestätigen	Meldet die Trackingnummer und den Versand an Amazon
Shopify Versand bestätigen	Meldet die Trackingnummer und den Versand an Shopify
OTTO-Versand bestätigen	Meldet die Trackingnummer und den Versand an OTTO
OTTO-Retoure akzeptieren	Akzeptiert eine Retoure bei OTTO
OTTO-Auftrag stornieren	Storniert einen Auftrag bei OTTO
Zalando-Auftrag Versand bestätigen	Meldet den Versand an Zalando
Zalando-Auftrag stornieren	Storniert einen Auftrag bei Zalando
Zalando-Auftrag retournieren	Meldet eine Retoure an Zalando
Kaufland Versand bestätigen	Meldet den Versand an Kaufland
Kaufland Rechnung hochladen	Lädt die Rechnung als PDF bei Kaufland hoch
Kaufland Retoure bestätigen	Bestätigt eine Retoure bei Kaufland
eBay Versand bestätigen	Meldet die Trackingnummer und den Versand an eBay
eBay Erstattung einleiten	Leitet eine Erstattung bei eBay ein
eBay-Auftrag stornieren	Storniert einen Auftrag bei eBay

Schritt-für-Schritt: Neues Event anlegen

Klicken Sie auf + Neues Event.
Füllen Sie die Grunddaten aus:
Eventname → Aussagekräftiger Name (z.B. "Rechnung bei Versand erstellen")
Position → Reihenfolge der Ausführung (1 = wird zuerst ausgeführt)
Aktiv → Ja oder Nein
Wählen Sie den Auslöser:
Auslöser aus der Dropdown-Liste wählen
Bei Statuswechsel: zusätzlich den konkreten Zielstatus auswählen
Filter hinzufügen (optional):
Wählen Sie links einen Filter aus der Dropdown-Liste
Klicken Sie auf + Add
Tragen Sie den gewünschten Wert ein (z.B. Land, Marktplatz oder Anzahl)
Wiederholen Sie für weitere Filter
Aktionen hinzufügen:
Wählen Sie rechts eine Aktion aus der Dropdown-Liste
Klicken Sie auf + Add
Wählen Sie ggf. den Wert (z.B. Dokumenttyp oder Zielstatus)
Geben Sie die Position ein (Reihenfolge der Ausführung innerhalb dieses Events)
Wiederholen Sie für weitere Aktionen
Klicken Sie auf Speichern.

Event bearbeiten

Klicken Sie in der Übersichtstabelle auf den Bearbeiten-Button (Stift-Symbol). Das Event wird mit allen Filtern und Aktionen geladen.

Event löschen

Klicken Sie auf den Löschen-Button (Papierkorb). Sie werden zur Bestätigung aufgefordert.

Tipps & Best Practices

Reihenfolge beachten: Events werden nach Position aufsteigend ausgeführt. Achten Sie darauf, dass z.B. eine Bestandsreservierung vor dem Warenausgang kommt.
Testen mit Aktiv=Nein: Legen Sie ein Event zunächst mit "Aktiv: Nein" an und aktivieren Sie es erst, wenn die Konfiguration korrekt ist.
Filter kombinieren: Verwenden Sie mehrere Filter, um Events nur für bestimmte Auftragstypen, Marktplätze, Länder oder Lager auszulösen.
Statuswechsel als Auslöser: Die meisten Workflows beginnen mit einem Statuswechsel. Definieren Sie klare Status für Ihre Abläufe unter Aufträge → Status (z.B. "Neu", "In Bearbeitung", "Versendet").
Marktplatz-Aktionen: Für die automatische Versandbestätigung an Marktplätze erstellen Sie ein Event mit dem Auslöser "Statuswechsel auf Versendet" und der entsprechenden Marktplatz-Aktion (z.B. "Amazon Versand bestätigen"). Stellen Sie sicher, dass vorher eine Sendung mit Trackingnummer am Auftrag vorhanden ist.