Einstellungen: Belegvorlagen

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Hier gestalten Sie die Belegvorlagen für Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine, Rücksendescheine, Mahnungen und Stornobelege. Vorlagen können pro Mandant, Land und Marktplatz individuell laufen. Verwendet werden die Vorlagen in der Auftragsverwaltung beim Erstellen von Belegen und automatisch an der Versandstation.

Seitenaufbau

Die Seite hat drei Reiter:

Reiter	Zweck
Vorlagen	Eine Vorlage pro Belegart (Rechnung, Gutschrift, ...). Jede Vorlage besteht aus Kopf, Body und Fuß.
Bausteine	Wiederverwendbare HTML-Schnipsel, die aus Vorlagen heraus eingebunden werden können.
Belegzuweisung	Regeln, die festlegen welche Vorlage bei welcher Kombination aus Belegart, Land und Marktplatz zieht.

Oben in der Kopfleiste wählen Sie den Mandanten. Wechseln Sie den Mandanten, werden alle drei Reiter frisch geladen. Die Mandanten pflegen Sie unter Einstellungen: Mandanten.

Vorlagen

Neue Vorlage anlegen

Reiter Vorlagen, Klick auf „Neue Vorlage". Der Editor öffnet sich und Body, Kopf und Fuß werden automatisch mit dem Standard für die gewählte Belegart befüllt (Rechnung, Gutschrift, Lieferschein, ...). Wechseln Sie im Editor die Belegart und die Felder waren leer, wird der Standard für die neue Belegart geladen.

Wollen Sie den Standard später erneut einfügen (etwa nach eigenen Änderungen), Klick auf „Standard einfügen". Damit werden Kopf, Body und Fuß auf den Standard der aktuell gewählten Belegart zurückgesetzt.

Bestehende Vorlagen übernehmen

Haben Sie im alten Dokumente-Menü bereits Belegvorlagen gepflegt, erscheint oben rechts der Knopf „Bestehende Belege übernehmen". Ein Klick genügt und Scanalot legt für jede Belegart eine neue Vorlage an, sowie sieben wiederverwendbare Bausteine, und schaltet die Ausgabe automatisch auf die neuen Vorlagen um. Werte aus dem Alt-System (Titel, Freifeld, Firmenanschrift, Fußzeile, Logo) werden dabei direkt in die neuen Vorlagen eingesetzt, sodass Sie ohne weiteren Aufwand starten können.

Der Knopf ist idempotent, mehrfaches Klicken schadet nicht.

Editor

Wenn Sie eine Vorlage anklicken oder neu anlegen, sehen Sie links den Editor und rechts eine Live-PDF-Vorschau, die sich beim Tippen aktualisiert.

Der Editor hat drei Tabs:

Tab	Zweck
Body	Der eigentliche Beleg-Inhalt (Titel, Adressen, Belegdaten, Positionen-Tabelle, Summen, Freitext). Erscheint einmal auf dem Beleg.
Kopf	Erscheint auf jeder PDF-Seite oben (typischerweise Firmenlogo). Bleibt der Tab leer, gibt es keinen Seiten-Kopf.
Fuß	Erscheint auf jeder PDF-Seite unten (typischerweise Bankverbindung, Seitenzahl). Bleibt der Tab leer, gibt es keinen Seiten-Fuß.

Ein grüner Punkt am Tab-Namen zeigt an, welche Felder gefüllt sind.

Aktionen oben rechts

Aktion	Zweck
Kopf/Fuß zurücksetzen	Setzt nur Kopf und Fuß auf den Standard für die aktuelle Belegart zurück, der Body bleibt unverändert. Nützlich, wenn Sie den Body angepasst haben und den Kopf/Fuß wieder auf den Auslieferungsstand bringen wollen.
Löschen	Löscht die Vorlage. Nicht möglich, wenn die Vorlage in einer Regel verwendet wird, in dem Fall entfernen Sie zuerst die Regel.
Speichern	Übernimmt alle drei Felder in die Vorlage.

Bulk-Aktionen

Über die Checkboxen in der Tabelle wählen Sie mehrere Vorlagen aus und löschen sie mit dem „… löschen"-Knopf oben. Vorlagen, die noch in einer Regel verwendet werden, werden dabei übersprungen und in der Meldung ausgewiesen.

Bausteine

Bausteine sind wiederverwendbare HTML-Schnipsel, die Sie aus einer Vorlage per Include einbinden. Ein Baustein hat einen Anzeige-Namen und einen Referenz-Namen (nur Kleinbuchstaben, Ziffern und Unterstrich). Beispiel: Anzeige-Name „Bankverbindung DE", Referenz-Name bankverbindung_de. In einer Vorlage schreiben Sie dann {% include 'partial:bankverbindung_de' %}.

Alternativ klicken Sie im Vorlagen-Editor unten in der Baustein-Palette auf einen Baustein, das entsprechende Include wird an der Cursor-Position eingefügt.

Sprach- und Marktplatz-Varianten

Ein Baustein kann mehrmals angelegt werden, jeweils mit anderer Sprache oder anderem Marktplatz. Beim Erstellen eines Belegs sucht Scanalot immer die am besten passende Variante:

Variante für genau diese Sprache und diesen Marktplatz.
Sonst Variante nur für diese Sprache (Marktplatz leer).
Sonst Variante nur für diesen Marktplatz (Sprache leer).
Sonst die überall gültige Variante (Sprache und Marktplatz beide leer).

Dieses Prinzip macht mehrsprachige oder marktplatzspezifische Belege einfach: Sie hinterlegen nur die abweichenden Bausteine, der Rest kommt aus dem überall gültigen. Die verfügbaren Marktplätze ergeben sich aus Ihren Anbindungen.

Belegzuweisung (Regeln)

Eine Regel verbindet eine Kombination aus Belegart, Land und Marktplatz mit einer Vorlage. Beim Anlegen eines Belegs (in der Auftragsverwaltung oder an der Versandstation) sucht Scanalot die am besten passende Regel:

Regel für genau diese Belegart, Land und Marktplatz.
Sonst Regel für Belegart und Land (Marktplatz auf STD).
Sonst Regel für Belegart und Marktplatz (Land auf STD).
Sonst die Standard-Regel für die Belegart (Land und Marktplatz beide auf STD).

Aktionen im Reiter Belegzuweisung

Neue Regel öffnet ein kleines Fenster: Belegart, Land, Marktplatz, Vorlage sowie zwei Schalter für Status („Aktiv") und ZUGFeRD-XML-Einbettung.
Suche über Belegart, Land, Marktplatz oder Vorlagen-Name.
Filter für Belegart, Land, Marktplatz, Status und ZUGFeRD.
Spaltenklick sortiert nach der Spalte auf oder ab.
Aktiv / ZUGFeRD-Schalter direkt in der Zeile setzt die Regel spontan an oder aus, ohne den Bearbeiten-Dialog zu öffnen.
Bulk-Aktionen über die Checkboxen: mehrere Regeln zusammen löschen.

Verfügbare Platzhalter

Über dem PDF-Preview finden Sie den Knopf mit dem Listen-Symbol. Klick öffnet eine Übersicht aller verfügbaren Platzhalter mit Beispielwerten. Ein Klick in die Zeile kopiert den Platzhalter in die Zwischenablage.

Wichtige Platzhalter:

Bereich	Platzhalter	Bedeutung
Beleg	`document.number`	Belegnummer
Beleg	`document.date`	Erstellungsdatum
Beleg	`document.currency`	Währung
Beleg	`document.language`	Belegsprache (ISO-Code)
Beleg	`document.type`	Belegart intern
Beleg	`document.relatedTo`	ID des Original-Belegs bei Storno, sonst 0
Beleg	`document.relatedToNumber`	Nummer des Original-Belegs bei Storno
Auftrag	`order.externalId`	Bestellnummer des Marktplatzes
Auftrag	`order.orderDate`	Bestelldatum
Auftrag	`order.market`	Herkunft (Marktplatz)
Verkäufer	`seller.name`, `seller.street`, `seller.zip`, `seller.city`, `seller.isoCode2`	Firmen-Adresse
Verkäufer	`seller.vatId`, `seller.taxNumber`	Steuerliche Kennung
Verkäufer	`seller.email`, `seller.phone`	Kontakt
Verkäufer	`seller.iban`, `seller.bic`, `seller.bankName`	Bankverbindung
Käufer / Versand	`buyer.company`, `buyer.firstname`, `buyer.lastname`, `buyer.street`, `buyer.houseNr`, `buyer.zip`, `buyer.city`, `buyer.isoCode2`	Rechnungsadresse strukturiert
Käufer / Versand	`buyer.html`	Rechnungsadresse als fertiger HTML-Block, mit `\	raw` ausgeben
Käufer / Versand	`shipping.*`	dieselben Felder wie bei `buyer`, aber für die Versandadresse
Positionen	`items`	Liste, wird mit `{% for it in items %}…{% endfor %}` durchlaufen
Positionen	`it.sku`, `it.name`, `it.qty`, `it.einzelprice`, `it.totalprice`	Felder pro Position
Summen	`totals.net`, `totals.vat`, `totals.gross`	Belegsummen (bei Storno automatisch mit negativem Vorzeichen)
Zahlung	`payment.terms`	Zahlungsbedingungen als Freitext
Zahlung	`payment.dueDate`, `payment.dueDays`	Fälligkeit
Zahlung	`payment.meansLabel`	Bezeichnung der Zahlungsart
Zahlung	`payment.skonto.percent`, `payment.skonto.days`, `payment.skonto.amount`	Skonto
Marktplatz	`market.code`, `market.isoCode2`	Marktplatz-Herkunft und Land des Belegs

Zahlen formatieren Sie üblicherweise mit {{ totals.gross\|number_format(2, ',', '.') }}. Für rohes HTML aus Adressblöcken nutzen Sie |raw, z.B. {{ buyer.html\|raw }}.

Bilder

Über dem PDF-Preview finden Sie den Knopf mit dem Bild-Symbol. Damit laden Sie Bilder (PNG, JPEG, GIF, SVG, max. 5 MB) für den aktuellen Mandanten hoch. Ein Klick auf „Einfügen" in einer Bild-Kachel fügt an der Cursor-Position im Editor den Ausdruck <img src="{{ image('name') }}" style="height: 60px;"> ein. Die Datei wird beim PDF-Rendern direkt eingebettet, ohne Netzwerk-Zugriff. Damit sind die Bilder auch PDF/A-tauglich für ZUGFeRD-Rechnungen.

Beim Übernehmen einer bestehenden Vorlage wird ein zuvor hochgeladenes Firmenlogo automatisch in die neue Bilder-Logik eingebunden.

Vorschau

Rechts sehen Sie live das gerenderte PDF, das sich beim Tippen aktualisiert. Sie können eine Auftrag-ID eintragen, um die Vorschau mit echten Daten aus diesem Auftrag zu befüllen (nützlich um Adressen, Positionen und Summen im finalen Layout zu prüfen). Feld leer lassen und „Zurück" klicken, um wieder auf Beispieldaten zu wechseln.

Über der Vorschau finden Sie außerdem einen Refresh-Knopf, mit dem Sie das PDF manuell neu laden.

ZUGFeRD-Rechnungen

Ist beim Belegzuweisungs-Eintrag der Schalter „ZUGFeRD" gesetzt und handelt es sich um eine Rechnung oder Gutschrift, wird beim Erzeugen zusätzlich zur sichtbaren PDF eine strukturierte XML nach EN 16931 in das PDF eingebettet. Empfänger können die Werte damit automatisch verarbeiten, ohne die PDF zu lesen. Das PDF wird dabei als PDF/A-3 geschrieben.

Pflichtdaten am Mandanten (Einstellungen: Mandanten):

Feld	Zweck
Firma, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land	Verkäufer-Adressblock
USt-ID oder Steuernummer	Steuerliche Kennung
IBAN	Bankverbindung, nur nötig wenn Zahlungsart nicht „bereits bezahlt" ist
BIC	Optional, empfohlen
Bankname	Optional

Fehlt eine Pflichtangabe, wird die XML-Einbettung übersprungen, die PDF entsteht weiter ganz normal. Unter Daten: Log erscheint eine Warnung mit dem konkreten fehlenden Feld.

Was in die XML einfließt:

Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Währung
Verkäufer mit Adresse, USt-ID und Steuernummer
Käufer mit Adresse (aus der Rechnungsadresse des Auftrags, fällt sonst auf die Versandadresse zurück)
Alle Positionen mit SKU, Bezeichnung, Menge, Netto-Einzelpreis, USt-Satz und Netto-Zeilensumme
Versandkosten als eigene Position
Steuerzusammenfassung pro USt-Satz
Zahlungsart, Fälligkeitsdatum, IBAN und BIC (bei Überweisungs-Codes)
Zahlungsbedingungen als Freitext und Skonto-Angaben wenn hinterlegt

Zahlungsart und Zahlungsziel kommen automatisch aus der aktuell gültigen Zahlungsvorgabe, dieselben Werte wie auf der sichtbaren PDF.

Tipps

Legen Sie zuerst die Standard-Regel für jede Belegart an (Land und Marktplatz auf STD). Sie dient als Fallback.
Länderspezifische Regeln nur anlegen, wenn sich Texte oder Layouts je nach Lieferland unterscheiden sollen.
Marktplatzspezifische Regeln nur anlegen, wenn bestimmte Marktplätze besondere Anforderungen an die Dokumente haben.
Im Body können Sie z.B. Zahlungshinweise, Bankverbindung oder Widerrufsbelehrung unterbringen.
Im Fuß sollten die gesetzlich vorgeschriebenen Firmendaten stehen (Firma, Sitz, Handelsregister, Geschäftsführung, USt-IdNr., Bankverbindung).
Bausteine mit Sprach- und Marktplatz-Varianten sparen doppelte Pflege, wenn Sie z.B. eine französische Positions-Überschrift nur für Amazon-Frankreich brauchen.
Die Steuersätze für die Berechnung der USt-Beträge werden separat konfiguriert.
Die Vorlagen werden von Auftragsevents automatisch verwendet, wenn die Aktion „Dokument erstellen" konfiguriert ist.
Die Vorlagen werden auch an der Versandstation im Dokument-Step verwendet.