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Steuer-Exports (UStVA, OSS, DATEV)

Drei Exporte unter einem Dach: Buchhaltung → Exports (Tabs UStVA / OSS / DATEV).

Versteuerungsart umschalten

Oben rechts der Button „Einstellungen" öffnet ein Modal mit Mandanten- Stammdaten und der Auswahl Soll- vs. Ist-Versteuerung. Wechsel zwischen beiden ist möglich, wirkt sich aber nur auf zukünftige Buchungen aus, vergangene Buchungen werden mit dem Stand zum Buchungszeitpunkt berechnet.

Außerdem im Modal: Firmenname, Steuernummer, USt-Id, DATEV-Berater-/ Mandantennummer.

UStVA → Umsatzsteuer-Voranmeldung

Periodik wählbar:

• Monatlich (Monat + Jahr)
• Quartalsweise (Q1–Q4)
• Jährlich

Berechnungsbasis:

• Soll-Versteuerung (Standard): USt zum Zeitpunkt der Lieferung, alle

Buchungen mit USt-Anteil im Buchungsdatum-Bereich

• Ist-Versteuerung: USt erst bei Vereinnahmung, wir gehen über Zahlungen

in der Periode und ziehen den USt-Anteil aus dem zugrundeliegenden Beleg. Bei Teilzahlung: anteilig

Berichtigte UStVA: Checkbox „Berichtigte UStVA" am Vorschau-Formular, erzeugt eine komplette Neumeldung mit Flag <Berichtigt>1</Berichtigt> im Elster-XML.

Vorschau zeigt alle UStVA-Kennzahlen (KZ 41, 43, 48, 81, 86, 89, 93, 84, 85, 46, 47, 66, 67, …) mit Bezeichnung und Betrag. Footer: USt-Schuld, Vorsteuer, Zahllast oder Erstattung.

Zwei Downloads:

• PDF-Protokoll, alle Werte mit Stammdaten und Zusammenfassung. Dient als

Arbeitsgrundlage zum Eintippen bei mein-elster.de und als Beleg für die Ablage.

• Elster-XML, strukturierte Datei zum Upload bei mein-elster.de oder Import

in eine externe Steuersoftware.

Submissions-Übersicht (Live-Diff über alle Perioden)

Im UStVA-Tab oben gibt es eine Karte „Letzte UStVA-Submissions" mit allen bisher generierten Perioden des Mandanten, jede Zeile mit:

• Periode (Mai 2026, Q3 2026 …)
• Erstellt Zeitstempel der letzten Submission
• Typ (N = Neumeldung, B = Berichtigt)
• Damals (Zahllast bei der letzten Submission)
• Aktuell (Zahllast wenn man jetzt neu berechnen würde)
• Differenz (rot wenn höher, grün wenn niedriger)
• Status (grün „aktuell" oder gelb „N geändert")

So sieht man auf einen Blick ohne pro Periode klicken zu müssen, wo sich seit der letzten Meldung etwas verschoben hat. Klick auf eine Zeile öffnet die Periode in der Vorschau und hakt automatisch „Berichtigte UStVA" wenn nötig.

UStVA-Zahlung verbuchen (Lexoffice-Stil)

Kein Zwischen-Beleg, wir folgen dem Lexoffice-Ansatz: das XML wird generiert, das PDF-Protokoll im Submission-Archiv abgelegt. Wenn das Finanzamt die Zahllast vom Bankkonto abbucht (oder eine Erstattung eingeht):

1. Unter Buchhaltung → Konten das Bankkonto öffnen
2. Bei der entsprechenden Bewegung auf „UStVA"-Button klicken
3. Im Modal die UStVA-Periode auswählen (Liste aller offenen Submissions)
4. „UStVA-Zahlung verbuchen"

Das System erzeugt dann eine einzige Saldenausgleichsbuchung für die gewählte Periode:

• Soll auf alle USt-Konten mit Haben-Saldo (z.B. 1776 USt 19% Erlöse)
• Haben auf alle Vorsteuer-Konten mit Soll-Saldo (z.B. 1576 Vorsteuer 19%)
• Differenz direkt gegen das Bankkonto (Soll bei Erstattung, Haben bei Zahllast)

Beispiel, Zahllast Mai 2026 von 14 € geht von Sparkasse ab:

Soll  1776 Umsatzsteuer 19%   = 19,00 €  (schließt Konto)
Haben 1576 Vorsteuer 19%      =  5,00 €  (schließt Konto)
Haben 1200 Sparkasse          = 14,00 €  (Bankabbuchung)
                              ──────────
Σ Soll = 19 €    Σ Haben = 19 €  ✓

Validierung beim Buchen:

• Vorzeichen der Bank-Bewegung muss zur Zahllast/Erstattung passen

(negativ bei Zahllast = Geld geht ab, positiv bei Erstattung)

• Betrag der Bewegung muss auf 5 Cent mit dem UStVA-Saldo übereinstimmen
• Doppelbuchung ausgeschlossen, sobald eine Submission verbucht ist

(paymentJournalId gesetzt + status='paid'), kann sie nicht erneut gebucht werden

Submission-Liste oben im UStVA-Tab zeigt zwei zusätzliche Buttons pro Zeile:

• 📄 PDF-Protokoll herunterladen
• ⌘ Elster-XML herunterladen
• → in Vorschau öffnen

Submissions + automatische Diff-Erkennung

Bei jedem XML-Export wird ein Snapshot der UStVA-Werte (alle KZ + Zahllast) in acc_ustva_exports persistiert. Bei der nächsten Vorschau für die gleiche Periode (Jahr+Monat/Quartal) wird automatisch gegen die letzte Submission verglichen:

• Keine Änderung → grüner Hinweis „UStVA wurde bereits am … erzeugt"
• Änderung erkannt → gelber Banner mit:
• Zahllast vorher / jetzt / Differenz (rot bei Mehrbelastung, grün bei Erstattung)
• Tabelle aller geänderten KZ mit alt/neu/Differenz
• Checkbox „Berichtigte UStVA" wird automatisch angehakt
• Hinweis dass beim Export eine neue Submission mit Verweis auf die vorherige

angelegt wird

So sieht man auf einen Blick was sich seit der letzten Meldung verschoben hat, nützlich z.B. wenn ein Beleg nachträglich erfasst oder korrigiert wurde.

OSS → Quartalsmeldung

Sammelt alle Buchungen mit USt-Regel-Kategorie oss im Quartal und gruppiert nach Bestimmungsland und USt-Satz.

Vorschau-Tabelle: Bestimmungsland, USt-Satz, Bemessungsgrundlage, USt-Betrag, plus Σ-Zeile.

Download als CSV (Semikolon-getrennt) für den Upload beim Bundeszentralamt für Steuern oder die Eingabe ins OSS-Portal.

Das Bestimmungsland stammt aus der Auftragsadresse (scanalot_orders_documents.isoCode2), der USt-Satz aus der gewählten USt-Regel der jeweiligen Position. Eine separate Pflege von OSS-Länder-Sätzen ist nicht nötig.

DATEV → Buchungsstapel

Frei wählbarer Zeitraum (Datum von/bis) und ein Toggle „+ Belegbilder als ZIP".

Vorschau zeigt Anzahl der Buchungen, Summe, und die ersten 20 Zeilen mit Datum, Belegnr, S/H-Kennzeichen, Konto, Gegenkonto, Buchungstext, Umsatz.

Format gemäß DATEV-Spec V510 / Buchungsstapel V7:

• Zeile 1, DATEV-Format-Header mit 27 Pflicht-Feldern

(Format-/Versionsnummern, Erstellt-Zeitstempel, Berater-/Mandantennummer, WJ-Beginn, Datum-von/bis, Buchungstyp, WKZ).

• Zeile 2, deutsche Spaltenüberschriften
• Zeile 3+, eine Zeile pro Buchungssatz mit den 14 Pflichtspalten plus

Postensperre und KOST1-Kostenstelle: Umsatz · S/H-Kz · WKZ · Kurs · Basis-Umsatz · WKZ Basis · Konto · Gegenkonto · BU-Schlüssel · Belegdatum (DDMMYYYY) · Belegfeld 1 · Belegfeld 2 · Skonto · Buchungstext · Postensperre · KOST1.

DATEV-Konvention: „Konto" ist immer das Bewegungskonto (Erlös/Aufwand), „Gegenkonto" das Hauptbuchungs-Gegenkonto (Forderung/Verbindlichkeit/Bank). Splittbuchungen werden zu mehreren Zeilen aufgelöst, jede Position-Zeile gegen das Hauptgegenkonto.

BU-Schlüssel bleibt leer, da die USt schon als separate Buchungszeile exportiert wird (DATEV erstellt sie nicht automatisch).

Encoding: Windows-1252 (DATEV-Standard), Zeilenende CRLF, Beträge mit Komma als Dezimaltrenner ohne Vorzeichen (S/H regelt das Vorzeichen).

Zwei Modi:

• Reine CSV
• ZIP mit Belegbildern, gleiche CSV plus alle zugeordneten PDFs sowie eine

readme.txt mit Stammdaten, berührten Wirtschaftsjahren und gewählten Filter-Optionen. Lookup über sourceOrderDocumentId (Auftragsdoku), Fallback auf acc_documents.filePath.

DATEV-Stammdaten (Beraternummer, Mandantennummer) werden im Header der CSV ausgegeben, pflegen unter Einstellungen oben.

Filter (Sevdesk-kompatibel)

Zu exportierende Dokumente (alle default ON außer Anlagen):

• Einnahmenbelege, Ausgangsrechnungen & Gutschriften
• Ausgabenbelege (Eingangsrechnungen)
• Zahlungen (reine Geld-Buchungen, Umbuchungen)
• Kasse (Buchungen auf Bargeldkassen-Konten)
• Anlagen (Buchungen auf Anlagevermögen 0xxx)

Zu exportierende Daten:

• Buchungsdaten (Pflicht, immer aktiv)
• Belegbilder (Toggle, schaltet ZIP-Modus ein)

Weitere Einstellungen:

• Auch festgeschriebene Daten exportieren (Default ON)
• Auch offene Rechnungen und Belege exportieren (Default ON)

Festschreibung nach Export

Nach Klick auf „Exportieren" erscheint ein Bestätigungs-Modal mit der Frage, ob die exportierten Buchungen festgeschrieben werden sollen:

• „Nur exportieren", Datei wird heruntergeladen, keine Festschreibung
• „Exportieren + festschreiben", Datei wird heruntergeladen UND alle vom

Filter erfassten Buchungen werden auf frozen=1 gesetzt mit frozenReason='datev_export'

Festgeschriebene Buchungen können nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden, Korrekturen laufen über Anti-Buchungen im aktuellen Zeitraum.

Audit-Log

Jeder erzeugte Export wird im Audit-Log mit Mandant, Zeitraum, Format und User festgehalten, siehe Sachkonten/Journal-Audit für die Nachverfolgung.

Querverweise

• USt-Regeln, die zugrundeliegenden

Steuersätze + UStVA-KZ-Mappings

• Geschäftsjahre, UStVA-Periode pro Geschäftsjahr
• Jahresabschluss, Festschreibung am

Jahresende